Организационно-управленческая деятельность в социальной работе

Управление организацией в наше динамичное время представляет собой сложную работу. Руководитель должен сочетать понимание общих истин и значимость многочисленных вариаций, заставляющих принимать не банальные решения. Организационно-управленческая деятельность оказывает значительное влияние на эффективность социальной работы. Она позволяет проводить диагностику социальных систем управления, разработку и реализацию мер, направленных на их совершенствование, что в конечном итоге и позволяет решать сложные задачи по обеспечению социальной защиты и поддержке населения.

Социальная работа осуществляется в рамках организационных структур, которые мы будем в дальнейшем рассматривать как социальные организации. Социальные организации создаются для определенных общественных целей; в нашем случае — для оказания помощи людям, не способным без посторонней помощи решить свои жизненные проблемы, а во многих случаях и жить.

К социальным объектам термин “организация” употребляется в различных смыслах. Так, во-первых, организацию можно рассматривать как социальный институт с определенным статусом и как стационарный объект. В таком ракурсе можно, например, представить социальную службу, включающую в себя три важнейшие институциональные составляющие: правовой статус, организационную структуру и функции. В 90-е гг. в Российской Федерации сложились такие виды социальных служб, как государственные, коммерческие, смешанные, службы, работающие при благотворительных фондах, религиозных и общественных организациях. Организация может, с одной стороны, проявляться в определенных организационных формах (министерство, департамент, центр и др.), а с другой — в характере специализированной деятельности (благотворительная, финансовая и пр.).

Второе значение понятия “организация” используется в смысле совокупности действий, включающей в себя распределение функций, налаживание устойчивых связей, координацию, систематизацию, объединение и другие для достижения целей, выполнения задач. Здесь организация рассматривается как процесс, связанный с сознательным воздействием на объект и с присутствием фигуры организатора и контингента организуемых. В этом смысле понятие “организация” совпадает с понятием “управление”.

Третье значение “организации” отражает уровень (качество) взаимодействия, взаимосвязи, то есть речь идет об определенной структуре, строении и типе связей как способов соединения частей в целое, специфическое для каждого рода объектов. Именно это значение подразумевается в понятиях “формальная” и “неформальная” организация, политическая организация и др. В дальнейшем понятие “организация” будет употребляться во всех трех значениях.

Организации возникают тогда, когда достижение каких-либо общих целей признается возможным только при достижении индивидуальных целей или когда достижение индивидуальных целей возможно лишь путем достижения общих целей.

Если кратко дать определение организации, то ее надо рассматривать как группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения поставленных целей. Таким образом, определяющим признаком организации является цель; коллективное целедостижение образуют два производственных признака — иерархия и управление. Приведенное выше определение справедливо не просто для организации, а для формальной организации. В качестве таковой могут выступать Центры социального обслуживания населения, центры дневного пребывания пенсионеров, детские дома и пр. К признакам формализации организаций можно отнести:

• административно-правовые атрибуты, определяющие статус и компетенцию организации (юридическая ответственность, правовое положение работника и др.);
• экономические, плановые, стоимостные и другие показатели;
• социокультурные, включающие принятые в данной среде нормы поведения и взаимоотношений.

Таким образом, формализация здесь выступает в виде сознательно задаваемых постоянных образцов поведения (статус, режим, связи и т. д.) и в качестве элементов организованности.

Существуют также неформальные организации, которые складываются незапрограммированно, из спонтанно возникающих связей. К ним относят институт семьи, не формальные отношения между людьми. В соответствии с общепринятой практикой, говоря о неформальных организациях, мы так и будем их называть. А используя слово “организация”, мы всегда будем иметь в виду формальную организацию.

Формальные организации редко имеют только одну цель, как правило, это набор взаимосвязанных целей. Такие организации называются еще сложными. В качестве примера можно привести Министерство труда и социального развития РФ. Главной целью министерства является осуществление единой государственной политики в области труда, занятости и социальной защиты населения. Однако его одиннадцать структурных подразделений будут иметь свои специфичные цели. Достаточно в качестве аргумента привести названия некоторых подразделений: департамент по вопросам пенсионного обеспечения, по вопросам государственной службы, по условиям охраны труда и др. Эти цели взаимосвязаны, взаимозависимы, но чтобы их эффективно реализовать, организации необходимо управление.

В данном случае мы будем говорить о социальной управлении, как сознательном, планомерно организованном систематическом взаимодействии субъекта и объекта управления в целях его упорядочивания, сохранения качественной определенности и развития.

Управление социальной работой предстает как система гибкого управления в обществе, направленной на регулирование социального положения всех участников общественной жизни и обеспечение им достойного цивилизованного существования.

Объектами управления становятся социальные работники, сотрудники служб и учреждений социальной защиты, а также система взаимосвязей, складывающаяся между людьми при оказании социальной помощи населению.

Субъектами управления является руководящий состав служб и учреждений социальной защиты и формируемые им органы управления, наделенные управленческими функциями.

Субъект и объект управления в любой социальной организации взаимодействуют между собой по каналам прямой и обратной связи. По прямому каналу связи осуществляется управленческое воздействие от субъекта к объекту управления. По каналу обратной связи от объекта к субъекту управления передается информация о результатах деятельности и состоянии объекта управления. Субъект и объект управления и существующие между ними разнообразные связи составляют систему социального управления, например, по оказанию социальной помощи.

Управление организациями — это адаптация. Ничто в управлении не происходит немотивированно, все имеет причину, все определяется сложным хитросплетением влияния многих переменных, внешней и внутренней среды организации. Именно поэтому управлять хорошо трудно.

В целях выделения общих черт управленческой деятельности, широкое распространение получила точка зрения, что существует применимый к любой организации процесс управления, заключающийся в реализации функций, которые должен выполнять любой руководитель. В настоящее время в управленческой литературе существует тенденция рассматривать управление как реализацию функций.

В дальнейшем под управлением мы будем понимать процесс планирования, организации, командования, коммуникации, исследования, мотивации, контроля и пр.

Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других — это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий.

Впервые общие функции выделил и так интерпретировал А. Файоль (1841—1925). Управлять — это значит предвидеть, организовывать, руководить, координировать и контролировать. Предвидеть — значит исследовать будущее и набрасывать программу действий. Организовывать — значит создавать двойной организм предприятия, материальный и социальный. Руководить — значит заставлять функционировать личный состав. Координировать — значит связывать, объединять, гармонизировать все акты и все усилия. Контролировать — значит наблюдать за тем, чтобы все происходило сообразно установленным правилам и приказам.

Рассмотрим подробнее некоторые из вышеперечисленных функций управления, наиболее проблемные для социальной работы. Одной из главных задач управления является установление целей, ради достижения которых формируется, функционирует и развивается организация как целостная система. Целевая функция начинается с установления миссии предприятия, выражающей философию и смысл его существования. В ней обычно детализируется статус предприятия, декларируется принцип его работы, дается определение самых важных характеристик организации. Конкретные цели управления социальной работы формируются на основе анализа потребностей всех слоев общества в социальной защите. Так, центр помощи семье и детям считает своей основной целью способствование реализации права семьи и детей на защиту и помощь со стороны общества и государства, содействие развитию и укреплению семьи как социального института, улучшение социально-экономических условий жизни. Среди важнейших направлений деятельности этого центра отмечается посредничество между семьями, отдельны ми гражданами, организациями, действующими в интересах семьи и детей; особо выделяется ответственность персонала за сохранение конфиденциальности полученной информации

Миссия образует фундамент для установления целей организации в целом. Цели — это конкретная миссия организации в форме, доступной для управления процессом их реализации. Или же цели можно определить как желаемый результат, которого стремится достичь организация, это конечные состояния организации. Для них характерны следующие черты и свойства:

• четкая ориентация на определенный интервал времени;
• конкретность и измеримость;
• непротиворечивость и согласованность с другими целями ресурсами;
• адресность и контролируемость.

Как было сказано выше, организации ставят и реализуют не одну, а несколько целей, которые важны для их функционирования и развития. Причем должны рассматриваться как стратегические цели, так и тактические. Тактической целью на данном этапе развития общества является удовлетворение потребностей наиболее нуждающихся в социальной защите слоев населения с учетом возможностей экономики. Существует классификация целей, которая позволяет конкретизировать задачи целеполагания. Она может включать в себя и такие цели, как экономические, социальные, научные, финансовые и др.

Планирование — это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации и ее составных частей. Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей. Соответственно планирование включает в себя:

• установление целей и задач;
• разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;
• определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;
• доведение планов до тех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.

В условиях командно-административной системы планирование осуществлялось на основе задаваемых целей сверху. Организация не обладала самостоятельностью и не могла осуществлять деятельность, в качестве ответов на вызовы внешней среды. Главной чертой такого управления была директивность, требующая точного выполнения предписанных планов. В условиях рыночной экономики все больше появляется организаций, независимых от государства и живущих по законам рыночной экономики. Но поскольку социальная работа требует больших материальных ресурсов и затрагивает многочисленные слои населения, постольку организации, осуществляющие свою деятельность в этой социальной сфере, не могут обойтись без значительной поддержки государства и, следователь но, государственное планирование играет в их деятельности определяющую роль. Таковым выступает социальная политика, включающая в себя целый комплекс принципиальных направлений и задач улучшения жизнедеятельности людей.

Разработка социальной политики начинается с обоснования целей, направлений и задач. Все проблемы решить сразу нельзя, поэтому выбираются наиболее значимые на тот или иной период времени. После выработки социальной политики продумывается механизм ее реализации. Это ее конкретизация в социальных и экономических программах и социально-экономическом планировании, а также обеспечение результатов. Поскольку разработка и реализация социальной политики требует на любом уровне управления соответствующей компетенции, постольку необходимы кадры специалистов, имеющих опыт в программно-целевом управлении и руководителей по организации управления процессами разработки и реализации социальной политики и социальных программ.

Социальные программы — один из видов программ, которые бывают экономическими, производственными, научно-техническими, маркетинговыми, организационно-управленческими и др. Под социальной программой мы будем понимать разрабатываемый и реализуемый комплекс задач и мероприятий, имеющий определенное содержание и направленный на достижение конечной цели.

В процессе управления возникают ситуации, когда то или иное направление деятельности необходимо выделить особо. Тогда оно приобретает форму целевой программы. Целевая программа и система управления, обеспечивающая ее реализацию, называется программно-целевым управлением. В качестве примера можно привести разработку проекта федеральной целевой программы “Дети России” на 2003—2006 гг.

Программы по улучшению положения детей существуют с 1993 г. Они составляют определенный комплекс из 6 программ, таких как “Дети-сироты”, “Дети-инвалиды”, “Развитие индустрии детского питания” и др. С 1997 г. с учетом позитивных результатов реализации программ и важности решения текущих проблем детства разработаны новые федеральные целевые программы, направленные на решение острых проблем детского неблагополучия (“Профилактика безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних”, “Дети семей беженцев и вынужденных переселенцев” и др.). Теперь в составе президентской программы “Дети России” находится 10 федеральных целевых про грамм. Учитывая государственную и социальную значимость решаемых задач, четырем программам был присвоен статус президентских. Среди них “Одаренные дети Рос сии”, “Дети-сироты”, “Дети- инвалиды”, “Профилактика безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних”.

Содержание программно-целевого управления можно представить так:

Цель программы.

Составные цели, задачи, перечень мероприятий для достижения целей.

Ресурсное обеспечение — информационное, материальное, финансовое, трудовое.

На какой период времени она рассчитана.

Организационная структура, включая руководителя программы.

Отслеживание и оценка выполнения программы.

Коррективы содержания и механизма реализации про граммы.

Подведение итогов.

Практика использования программно-целевого управления позволила эффективно решать такие задачи, как выявление целевой обостренности деятельности; достижение концентрация ресурсов на достижении конечной цели;

целевой работы механизма обратной связи и др.

Организация — вторая функция управления, задачей которой является формирование структуры организации, а также обеспечение всем необходимым для ее нормаль ной работы — персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами. Организовать — это, значит, разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также установления взаимосвязей между различными видами работ. Другой важной задачей функции организовывания является создание условий для формирования такой культуры внутри организации, которая характеризуется высокой чувствительностью к изменениям, научно-техническому прогрессу. Здесь главное — это работа с персоналом, развитие стратегического и экономического мышления в сознании руководителей.

В социальной работе эффективность социальных служб во многом зависит от типа используемой организационной структуры управления. Под организационной структурой управления (ОСУ) социальной работой понимается функция, которую должны осуществлять все руководители — независимо от их ранга, с целью делегирования прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали. С понятием “организационная структура” не посредственно соотносятся такие определения, как “под разделение”, “звено”, “орган”, “формальная” и “неформальная структура”.

Руководители должны найти ту структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее внешним и внутренним факторам. Основные требования к ОСУ: минимальное количество звеньев и уровней управления, четкое распределение функций, устойчивость, непрерывность, оперативность и гибкость управления.

Основными типами ОСУ, которые могут быть использованы при управлении социальной работой, являются следующие: линейные, функциональные, дивизионные, проектные и матричные. Линейные структуры самые простые и экономичные могут быть использованы на нижних уровнях управления однотипной деятельностью. Для управления разнотипными видами социальной работы на нижних уровнях применяются функциональные организационные структуры управления, на верхних — дивизионные. Каждая структура имеет свои недостатки и достоинства. Так, преимуществами функциональной структуры является стимулирование деловой и профессиональной специализации, уменьшение дублирования усилий и потребления материальных ресурсов в функциональных отраслях; улучшение координации. В качестве недостатков можно назвать заинтересованность отделов в реализации целей и задач своих подразделений в большей степени, чем всей организации, а также большую цепь команд от руководителя до непосредственного исполнителя. Достаточно часто центры социального обслуживания имеют дивизиональную структуру. Ее достоинством является специализация деятельности, что позволяет качественно и квалифицированно выполнять работу, создавать новые специализированные отделения сообразно выявленным потребностям, увеличивать количество отделений в зависимости от увеличения количества обслуживаемых. Недостатком можно считать “привязку” аппарата управления к каждому отделению, что может привести к искусственному раздуванию штатов.

Для создания эффективной системы социальной зашиты населения выделяют три уровня управления социальной работой:

• верхний, институциональный, уровень — это РФ и автономная республика
• средний, управленческий, уровень — это регион, т. е. органы социальной защиты краев, областей, автономных образований, городов, районов, округов, префектур, муниципалитетов;
• низовой уровень — это социальные организации, различные негосударственные (благотворительные) общественные организации.

Основным государственным органом в области социальной защиты населения в РФ и автономных республик является Министерство труда и социального развития. Исполнительными органами управления социальной работой на региональном уровне, органов социальной за щиты краев и пр. являются, например, такие учреждения, как:

• центр, обеспечивающий оказание социально-экономической, медико-социальной, правовой помощи на селении;
• центр, осуществляющий социальную реабилитацию несовершеннолетних;
• центр помощи детям, оставшимся без родителей.

Социальная помощь населению оказывается также по линии негосударственных организаций: частных и благотворительных. Они также имеют свои структуры управления, свои учредительные документы, где указываются состав и функции органов управления, их права и обязанности.

Это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах. Процесс мотивации включает:

• установление или оценку (понимание) неудовлетворенных потребностей;
• формулирование целей, направленных на удовлетворение потребностей;
• определение действий, необходимых для удовлетворения потребностей.

При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто должен это сделать. Руководитель, чтобы эффективно двигаться навстречу цели, должен координировать работу и заставлять людей выполнять ее и здесь не последнее место занимает мотивация труда.

В науке управления теории мотивации делятся на два вида — содержательные и процессуальные. Теории первого вида (Маслоу, Мак Клелланд, Герцберг) делают основной упор на определение перечня и структуры потребностей людей. Потребности — это осознанное отсутствие чего-либо, вызывающее побуждение к действию. Первичные потребности заложены генетически, а вторичные вырабатываются в ходе познания и обретения жизненного опыта.

Согласно теории Маслоу, основные типы потребностей (физиологические, безопасности, социальные, успеха, самовыражения) образуют иерархическую структуру, которая как доминанта определяет поведение человека. Потребности высших уровней не мотивируют человека, пока не удовлетворены, по крайней мере, частично, потребности низшего уровня. Руководители должны иметь в виду, что относительная значимость различных потребностей людей может меняться.

Классификация потребностей, предложенная Маслоу, была дополнена МакКлелландом и Герцбергом. Последний считал, что для достижения мотивации необходимо обеспечить воздействие мотивирующих факторов, таких как ощущение успеха, продвижение по службе, признание со стороны окружающих, ответственность, рост возможностей.

В рамках процессуальных теорий мотивации также предполагается мотивирующая роль потребностей, но сама мотивация рассматривается с точки зрения того, что же заставляет человека направлять усилия на достижения различных целей.

Наиболее широкое распространение получила модель Портера — Лоулера, которая основывается на том, что мотивация является функцией потребностей, ожиданий и восприятия работниками справедливого вознаграждения. Результативность труда работника зависит от приложенных им усилий, его характерных особенностей и возможностей, а также от оценки им своей роли. Объем затрачиваемых усилий зависит от оценки работником ценности вознаграждения и уверенности в том, что оно будет получено.

А что же может служить мотивацией труда социально го работника в нашей стране? В Нижнем Тагиле в Цент ре социального обслуживания Ленинского района занято 151 человек. У 97% сотрудников должностные оклады не соответствуют прожиточному минимуму, установленному в регионе на 1 января 2002 г. в размере 1 848 руб., реально — 1 150 руб.

Есть ли другие мотивы труда в этой сфере? Специалисты в области управления кроме материальной мотивации выделяют и другие. Организационную, которая включает в себя мотив: удобно добираться до места работы, близость дома к месту работы позволяет более полно выполнять функцию материнства. Социальная мотивация определяется достаточно большой общественной значимостью выполняемой работы. В основе информационной мотивации лежит доступность к необходимой информации, возможность предоставления нужной информации людям, которые испытывают в ней потребность. Можно сделать вывод, что за исключением материальной мотивации, другие играют значительную роль в выборе людьми данной профессии, что должны учитывать руководители при приеме на работу. Однако и в рамках низких зарплат можно поощрять хорошую работу сотрудников через премирование, систему надбавок, через четкое и справедливое распределение обязанностей.

Контроль — это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. В ней выделяют два основных направления:

• контроль за выполнением работ, намеченных планом;
• меры по коррекции всех значительных отклонений от плана.

Цели, поставленные перед организациями, не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности, И здесь не обойтись без контроля. Слова “контроль” и “власть” рождают прежде всего отрицательные эмоции, потому что это связано с ограничениями для людей. Но главное, во имя чего вводится контроль — это достижение организацией своих целей. Контроль следует рассматривать как процесс, состоящий из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

В процедуре контроля есть три этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий.

Рассмотрим, как можно реализовать контроль на примере работы службы социальной помощи на дому. Были установлены следующие нормы нагрузки на одного социального работника: 8 человек в городском секторе и 4 человека в сельской местности и количество обязательных посещений не реже двух раз в неделю каждого взятого на обслуживание.

Раз в полгода проводилась проверка работы с выходом на участок заведующей отделением. Заведующая на основании беседы с клиентами делала вывод о соответствии занимаемой должности на основании двух оценок — “нравится — не нравится”, “регулярно ходит — нерегулярно ходит”. Такой подход не позволял в полной мере контролировать качество выполняемой работы, поскольку параметры работы “размыты”, носят очень условный характер. Для контроля должны существовать жесткие нормативы, критерии, стандарты и пр. Чтобы повысить качество работы и заинтересовать в труде работников, во Фрунзенском районе г. Владимира была выработана система оценки труда социального работника, которая позволила осуществить контроль по следующим параметрам:

• работа с клиентами (нагрузка, сложность контингента, оказанные услуги);
• повышение профессионального уровня — обучение в учебных заведениях;
• активность в работе — готовность к взаимозаменяемости, участие в делах коллектива.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на результаты, быть своевременным и достаточно простым. Последнее требование особенно важно в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами.