Технология и организация делопроизводства в учреждениях социальной сферы

1. Подготовка и оформление управленческих документов

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах. Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся прогнозирование, планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчет финансирования, материально-техническое обеспечение. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, организаций и предприятий. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систру документации.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации. Основными направлениями совершенствования документации с конца 60-х годов становятся стандартизация и унификация, разрабатываются унифицированные системы документации, созданные по единым правилам и требованиям и содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В настоящее время действует около двадцати унифицированных систем документации. Стандартами установлены определение, назначение и состав видов документов, входящих в унифицированные системы, а также форматы, размеры полей документов, расположение частей и зон документа.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации является системой, имеющей свой формуляр-образец (т.е. набор реквизитов и их расположение). Именно с этой системой документации сталкивается любой работник управленческого аппарата, и именно эта система документации включает наибольшее количество документов. Требования к оформлению документов этой системы изложены в ныне действующем ГОСТ 6.38-90 (разработан и проходит стадию утверждения новый ГОСТ).

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его реквизитов (элементов). Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, он определяется назначением документов, например, протокол, акт, приказ. Для реквизита с постоянной информацией высчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

Служебные документы, как правило, составляются на бланке — стандартном листе бумаги, на котором воспроизведена постоянная информация и отведено место для переменной информации. ГОСТы предлагают два вида бланков: бланк письма и общий бланк для всех остальных видов документов.

В бланк письма входят следующие реквизиты: государственный герб, эмблема организации, наименование министерства или ведомства (вышестоящего), наименование организации — автора документа, наименование структурного подразделения, индекс предприятия связи, полный почтовый адрес, номер телефона/факса.

В общем бланке содержится следующая информация: государственный герб, эмблема организации, наименование министерства или ведомства (вышестоящего), наименование организации — автора документа, наименование структурного подразделения, вид документа (или место может остаться свободным для последующего заполнения), место составления или издания документа.

Кроме того, на оба вида бланков могут наноситься ограничительные отметки (в виде черточек-уголков) для переменных реквизитов, имеющих закрепленное за ними место. В бланке для писем это дата, индекс (номер), ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметка о контроле, место адресата. В общем бланке отмечается место таких реквизитов, как дата, индекс, заголовок, отметка о контроле исполнения, гриф утверждения. Уголками могут быть также отмечены поля документа.

Для каждого из этих видов бланков допускаются угловой и продольный варианты расположения реквизитов.

Для документов постоянного применения (например, справок с места работы или учебы, актов, договоров и т.п.) бланки могут быть изготовлены с трафаретным текстом и пропусками для заполнения переменной информацией.

При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате управленческой деятельности, необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов.

Государственный герб могут помещать на своих бланках только организации, имеющие на это специальное разрешение от вышестоящего министерства (ведомства). Воспроизведение изображения герба должно точно соответствовать утвержденному черно-белому изображению и помещаться на верхнем поле документа над серединой реквизита «наименование министерства или ведомства».

Автор документа. Под этим общим названием подразумеваются три реквизита. Автором служебного документа может быть только организация, предприятие, учреждение, причем наименование автора дается с указанием подчиненности: «наименование министерства/ведомства», «наименование учреждения/организации», «наименование структурного подразделения». Все наименования должны быть написаны в именительном падеже и в строгом соответствии с правовыми актами (например, уставными документами). Если имеется установленное правовым актом сокращенное наименование, то оно дается в скобках под полным, а краткое могут помещать на своих документах только подведомственные организации.

Адрес организации предполагает перепись, ответ на документ. Он включает почтовый индекс, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа, телефона, факса; на части тиража бланков, предназначенных для гарантийных и подобных финансовых писем, указываются банковские реквизиты.

Вид документа. В общем бланке на том же месте, где в бланке для письма располагается адрес учреждения-автора, остается свободное место для указания вида документа. Вид документа может впечатываться в общий бланк машинописным способом, а может быть изготовлен заранее типографским способом (если годовая потребность в каком-либо виде документа приблизительно известна, например, приказы, постановления). Вид документа означает совокупность документов, выполняющих однородные функции. Он дает первое общее представление о назначении документа, его форме, характере информации. Все служебные документы, за исключением письма, имеют название и поэтому включают этот обязательный реквизит.

Место составления или издания документа указывается заранее в общем бланке и оформляется в соответствии о административно-территориальным делением (например, пос. Шарапове Чеховского р-на Псковской обл.; г. Кинель Самарской обл. и т.п.). Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не ставится.

В процессе работы заполняются определенные реквизиты бланка.

Дата документа является обязательным реквизитом. Она ставится в момент подписания и является одновременно датой отправки документа. Помимо даты, проставляемой на бланке, датируются также все стадии оформления и обработки документа: согласование, утверждение, проставление резолюции, получение документа и его исполнение. Поэтому дата входит составной частью в ряд других реквизитов.

Индекс документа — это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое в бланке на одном уровне с датой. Для внутренних документов (приказов, протоколов, распоряжений) — это обычный порядковый номер с начала года. В учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам, с сентября, а не с января. Для исходящих документов, главным образом писем, индекс складывается из нескольких частей:

индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре (куда подшита копия отправляемого документа) и порядкового номера отправляемого документа.

Ссылка на индекс и дату входящего документа. Место для этого реквизита отведено только в бланке письма, так как этот реквизит предполагает переписку, ответ на посланное письмо. Ссылка на индекс и дату инициативного документа — один из важнейших поисковых признаков, позволяющий при получении ответного письма определить, в какое структурное подразделение направить его на исполнение, а также найти копию инициативного документа, на который пришел ответ. Этот реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом.

В настоящее время почти все организации имеют постоянных иностранных корреспондентов. Для переписки с ними разрабатываются специальные бланки, в которых такие реквизиты, как название организации и ее адрес, пишутся дважды — на русском и иностранном (чаще всего английском или французском) языках: слева на русском, справа на иностранном.

Адресование документов, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, пишется на документах, отправляемых в другие организации либо частным лицам, а также на документах, представляемых руководству (заявлениях, докладных и объяснительных записках). Адресат — сложный реквизит, он может состоять из нескольких частей:

— наименование учреждения (организации) — в именительном падеже;

— наименование структурного подразделения — в именительном падеже;

— указание должности получателя — в дательном падеже;

— фамилия и инициалы — в дательном падеже;

— почтовый адрес.

Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Например, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения и руководитель, которому адресован документ, при этом реквизит начинается с названия должности. При адресовании в сторонние организации с должности следует начинать адресование только в том случае, если документ направляется непосредственно руководителю организации. Если документ направляется частному лицу, то сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы, то же самое соблюдается и при направлении документа не постоянному, а разовому корреспонденту.

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно; в любом случае на одном документе не должно указываться одновременно более 4 адресатов.

При адресовании документов иностранным корреспондентам следует придерживаться международных почтовых правил. Обычно письма адресуются в организацию или конкретному лицу без указания должности. Сначала указываются фамилия и инициалы, затем название организации, номер почтового ящика, номер дома, название улицы, название города, название страны.

Каждая составная часть реквизита «адресат» должна печататься с новой строки через 1,5 интервала от одного и того же положения табулятора.

Согласование документа — это предварительная оценка проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующему законодательству и другим нормативным актам. Поэтому многие документы до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, учреждениями.

Внутреннее согласование, т.е. согласование внутри учреждения, проводится, как правило, с финансовой службой или главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя учреждения, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Оформляется внутреннее согласование визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. При необходимости виза может оформляться более полно: с указанием должности визирующего и расшифровки его подписи. Место визы на документе ниже подписи и в зависимости от вида документа — на первом (заявления, докладные записки) или втором/третьем экземпляре (письма, приказы). В приложении к инструкции по делопроизводству для каждого документа должен быть указан перечень необходимых виз при его оформлении.

Внешнее согласование (в зависимости от содержания документа) может проводиться с теми организациями, чьи интересы затрагивает содержание документа — с научно-исследовательскими и вышестоящими организациями. Оформляется внешнее согласование протоколом обсуждения проекта документа, справкой или чаще всего грифом согласования.

Гриф согласования состоит из нескольких частей:

слова СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами без кавычек, а также из наименования должности (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты.

Место грифа согласования — также после подписи. Если грифов согласования несколько, они могут быть оформлены на одном уровне вертикальными рядами. При многочисленных внешних согласованиях оформляется отдельный лист согласовании.

При работе с документами важное значение имеет их удостоверение, т.е. подпись, печать, гриф утверждения.

Подпись — реквизит любого служебного документа. Под правом подписи понимается полномочие должностных лиц учреждений, организаций и предприятий на подписание исходящих от них документов. Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях об учреждении и структурных подразделениях, а также в должностных инструкциях. Руководители и их заместители подписывают приказы и другие распорядительные документы по учреждению, докладные записки, справки и письма, направляемые в вышестоящие и равностоящие учреждения. Документы, исходящие из структурного подразделения, подписывает руководитель. Непосредственные исполнители в пределах своих полномочий подписывают составленные ими сводки, справки, докладные записки, обзоры, отчеты и т.п.

На документах, принимаемых коллегиальными органами, должны проставляться две подписи — председателя и секретаря.

Документы, связанные с получением денежных средств и товарно-материальных ценностей, тоже должны иметь две подписи: первую и вторую. Право первой подписи обычно принадлежит руководителю организации или его заместителю, а право второй — главному (старшему) бухгалтеру или руководителю финансовой службы.

На договорах проставляются подписи всех договаривающихся сторон.

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и расшифровка подписи. Когда документ оформляется на бланке, то в название должности не должно входить название учреждения. Реквизит «подпись» помещается не ниже, чем через 2—3 интервала после текста и от нулевого положения табулятора, т.е. прямо от полей. Если наименование должности длинное и занимает более одной строки, то к нему применяется правило длины многострочного реквизита — каждая строка не должна быть длиннее 28 знаков, через 1,5 интервала, при этом расшифровка подписи помещается на уровне последней строки наименования должности. В учебных и научных учреждениях в подписях могут указываться звания и степени.

Если документ составлен комиссией, то при оформлении подписей указывается лишь распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии). Подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, без указания должностей.

Расшифровка подписи состоит из инициалов и фамилии. Инициалы должны стоять перед фамилией без пробелов. Подписывается обычно первый экземпляр документа, оформленный на бланке, но при оформлении отправки документа в несколько адресов есть различия: если документ отправляется в вышестоящие и равные учреждения, то подписывается каждый экземпляр, а если в подведомственные учреждения, то подписывается первый экземпляр, — он будет подшит в дело, а отсылаются заверенные копии.

Печать. Для удостоверения наиболее важных документов ставится печать, которая свидетельствует их подлинность.

Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать круглая в ее центре находится изображение Государственного герба РФ^ а по окружности дается полное наименование учреждения. Гербовая печать в учреждении только одна; ее оттиск проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.п.), а также на договорах, документах, оформляемых при получении денег, товарно-материальных ценностей, на актах выполнения работ, списания, приема-передачи оборудования, дел. Проставление гербовой печати на документах часто оговаривается в специальных нормативных актах.

Помимо гербовой печати, в учреждениях обычно бывает несколько простых печатей, которые могут иметь круглую, квадратную, треугольную, прямоугольную форму. Простыми печатями удостоверяются размноженные экземпляры распорядительных документов, копии документов, отсылаемых из учреждения, пропуска, справки.

Оттиск печати должен быть четким и проставляться так, чтобы затрагивать часть названия должности и часть подлинной подписи подписавшего документ.

Гриф утверждения. Утверждение является способом удостоверения некоторых видов документов, оно санкционирует их содержание и распространяет действие на определенный круг лиц или организаций. Утверждению подлежат положения, уставы, планы, инструкции, штатные расписания, некоторые разновидности актов, протоколов. Такие документы приобретают юридическую силу только после утверждения. Утверждение проводится после подписания документа и имеет два варианта оформления: простое утверждение руководителем посредством подписи или издание распорядительного документа (приказа, постановления). Оба способа удостоверения имеют одинаковую юридическую силу. Если утверждаемый документ издается одновременно с распорядительным, то он оформляется как приложение к этому распорядительному документу. При любом способе утверждения на утверждаемом документе в правой верхней части его проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления.

В первом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименования учреждения, личной подписи, ее расшифровки — фамилии с двумя инициалами и даты утверждения. Во втором случае пишется слово УТВЕРЖДЕНО, указываются вид распорядительного документа в именительном падеже, его номер и дата.

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся без кавычек, прописными буквами.

Прохождение и исполнение документа в учреждении фиксируются специальными отметками, помогающими определить, какова стадия его исполнения, где он находится в данный момент и т.п.

Отметка о поступлении. При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данном учреждении. Проставляется она специальным штемпелевальным аппаратом или штемпелем вручную. Состоит отметка о поступлении из сокращенного названия учреждения, в которое поступил документ, даты получения документа, входящего регистрационного номера (индекса). Дата получения документа — один из важнейших поисковых признаков и, кроме того, начало отсчета срока исполнения поступившего документа. Входящий регистрационный номер служит для поиска документа в делопроизводстве, а также используется для учета количества поступивших документов за какой-либо фиксированный отрезок времени. Место этого реквизита — правый угол нижнего поля первой страницы.

Резолюция. После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю, который в резолюции должен указать порядок его исполнения.

Резолюция — надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Она закрепляет решение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы распорядительный документ, составленный на полученном документе, поэтому к резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, краткость, конкретность. Элементами, составляющими резолюцию, являются текст, подпись и дата. Текст резолюции содержит три части: фамилия и инициалы исполнителя (кому поручается), характер и порядок решения вопроса (что поручается), срок исполнения. Резолюция может назначить несколько исполнителей — в этом случае ответственным является тот, чья фамилия стоит первой. Как правило, резолюция является основанием постановки документа на контроль и определения контрольного срока исполнения. Место резолюции — в верхней части документа, между адресатом и текстом документа. В любом случае резолюция должна находиться на свободном от текста месте.

Отметка о контроле. Документы, требующие исполнения и ответа, берутся на контроль. Обычно это делается после

проставления на документе резолюции. Отметка о постановке документа на контроль находится на левом поле документа на уровне заголовка. Чаще всего это написанная от руки цветным карандашом или нанесенная штемпелем большая буква «К», но иногда на этом месте пишется контрольный срок исполнения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может быть проставлена на документе после решения вопроса, поставленного в документе. Состоит эта отметка из слов « в дело », № дела, в который должен быть подшит документ, подписи исполнителя и даты направления документа в дело. Отметка может также содержать конкретную информацию о порядке решения вопроса с указанием даты и номера документа, например письма.

2. Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся приказ по основной деятельности и приказ по личному составу

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения как основных, так и оперативных задач его деятельности.

Приказ по основной деятельности предприятия или организации является локальным нормативным актом, обязательным для исполнения всеми работниками. Приказом оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности, т.е. так называемые инициативные приказы.

Кроме того, приказы издаются, когда требуется довести до сведения работников документы вышестоящих органов власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности учреждения. Эти приказы относятся к категории изданных «во исполнение».

Приказы должны соответствовать действующему законодательству и поэтому многое зависит от их подготовки. Процесс подготовки приказа можно разделить на несколько этапов.

Сначала необходимо изучить действующие законодательные, нормативные акты, в соответствии с которыми реализуется данное направление деятельности. На следующем этапе выявляются ранее изданные по этому вопросу приказы или другие документы, анализируются причины их выполнения или особенности невыполнения. Только после этого можно начинать составлять проект документа, точно определив цель его издания, и установить конкретные сроки исполнения и исполнителей, четко сформулировать распорядительные действия. Затем приказ оформляется, визируется юрисконсультом, указанными в документе исполнителями и лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. В некоторых случаях его визирует финансовая служба. Согласование проекта приказа с другими организациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке. В типовой формуляр входят следующие реквизиты:

наименование министерства/ведомства (для организаций прямого подчинения); наименование организации/учреждения (с указанием организационно-правовой формы); название вида документа — ПРИКАЗ; дата; индекс (номер); место составления/издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования.

Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу на 2—3 интервала ниже реквизита «место составления/издания документа» от границы левого поля. Заголовок должен точно отражать содержание документа, быть кратким и емким. Он начинается с предлога «О» и отвечает на вопрос «О чем?» («О создании…», «Об утверждении…»). Печатается заголовок через один интервал, служит целям регистрации и поиска, облегчает восприятие текста приказа. Нужно помнить, что сначала составляется и редактируется текст документа, и лишь затем к нему формулируется заголовок.

Текст приказа состоит из двух частей — констатирующей (вводной) и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа. В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога «для…» или со сложных предлогов « в связи…», «с целью…», например, « Для организации подготовки.. .», «С целью привлечения дополнительных средств…», «В связи с реорганизацией…».

В тех случаях, когда распорядительные действия нуждаются в подробном объяснении, констатирующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин, обстоятельств, а затем дается типовая конструкция с вышеуказанными предлогами.

Другая часть приказов по основной деятельности — так н зываемые приказы, изданные «во исполнение».

Констатирующая часть таких приказов начинается со слое «В соответствии…», «На основании…», «Во исполнение…», затем печатаются наименование вида документа, наименование организации-автора, полный заголовок к тексту, дата и индекс того документа, во исполнение которого издается данный приказ. Завершается констатирующая часть словом «ПРИКАЗЫВАЮ» — причем оно оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки и заканчивается двоеточием.

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с отдельной строки с абзаца.

Если в приказе устанавливаются правила или нормы, регулирующие основную деятельность учреждения в течение длительного времени, то примерная модель формулировки выглядит так: «что (с)делать с какого срока (на какой срок)». Например: «Утвердить штатное расписание института социальной работы на 2-е полугодие текущего года».

Если в приказе даются поручения исполнителям, то в каждом пункте необходимо указать конкретные фамилии исполнителей, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Поручительские пункты формулируются по такой модели: «кому сделать — что сделать — когда (к какому сроку) сделать». Например: «Управлению кадров (Егорова Т.С.) разработать новое Положение о персонале к 01.09.99.».

Иногда руководитель делегирует свою контролирующую функцию какому-либо должностному лицу. В этом случае последним пунктом приказа будет специальный пункт о контроле исполнения.

После текста, не ниже, чем через 3 интервала, оформляется подпись от границы левого поля, включающая сокращенное наименование должности лица, подписывающего приказ, личную подпись и ее расшифровку. Расшифровка подписи начинается от 6-го положения табулятора, строчными буквами, без скобок и пробелов между инициалами и фамилией, на уровне последней строки наименования должности. Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа. Визы или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа ниже подписи. Если виз несколько, то они

располагаются двумя рядами — от 0-го и 4-го положений табулятора. В состав визы входят наименование должности визирующего, его личная подпись и ее расшифровка, а также дата.

Приказ по личному составу — это правовой акт, издаваемый руководителем учреждения по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией. Прием на работу, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление и изменение размеров оплаты труда, предоставление отпусков, изменение фамилии и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами, — все это документально оформляется в приказах по личному составу. Данная разновидность приказов готовится службой управления персоналом (кадрами) на основе докладных записок руководителей структурных подразделений, личных заявлений, заключенных контрактов. Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с КЗоТ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы.

По структуре эти приказы могут быть простыми и сложными. В простом приказе оформляется только одно распорядительное действие. Если оно совершается с одним работающим, то приказ называется индивидуальным, а если действие распространяется на нескольких сотрудников, — сводным. Объединение нескольких распорядительных действий (пунктов) делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, нужно учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности поиска информации в процессе работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют внедрение автоматизированных систем обработки и подготовки кадровой документации.

Отличительной особенностью приказов по личному составу является то, что они выполняют двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора (контракта), т.е. этот документ является распорядительным, с другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.

Приказы по личному составу оформляются на общем бланке учреждения. При подготовке приказов на компьютере можно разработать и ввести в базу данных трафареты, включающие не только реквизиты общего бланка, но и типовые элемента текста, характерные для каждой конкретной ситуации. Следует заметить, что приказы о поощрениях и взысканиях всегда издаются простыми (часто — индивидуальными) и могут быть оформлены по образцу приказа по основной деятельности, т.е. с обоснованием мотивов и причин издания в констатирующей части текста.

В типовой формуляр приказа по личному составу входят следующие реквизиты: наименование министерства/ведомства (для организаций прямого подчинения); наименование организации/учреждения (с указанием организационно-правовой формы); название вида документа — ПРИКАЗ; дата; индекс (номер); место составления/издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы. Обязательными являются также отметки об ознакомлении с текстом приказа всех названных в нем лиц.

Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу. В сводных и сложных приказах отдельные пункты могут иметь и свои индивидуальные для каждого сотрудника сроки вступления в силу.

Индекс (номер) приказа по личному составу всегда смешанный, буквенно-цифровой. К порядковому номеру документа (обычно ведется валовая нумерация в пределах года) через тире или косую черту добавляются буквенные индексы, указывают щие на конкретную их подгруппу (поощрения, увольнения, командировки и пр.). Иногда это еще и буквенные индексы, указывающие на срок хранения приказа — приказы долговременного (75 лет) срока хранения имеют буквенную часть индекса ЛС (по личному составу) и регистрируются отдельно, а приказам со сроком хранения 3 года дается буквенное обозначение К (кадровый).

Заголовок к тексту простого индивидуального приказа кратко формулирует содержание распорядительного действия, начинается с предлога «о» (о чем?) и включает фамилию и инициалы сотрудника. Например: «О приеме Елисеева Г.Е.», «О предоставлении отпуска Орловой С.Ф.», «Об изменении фамилии Никитиной Е.М.». Заголовок к тексту сводных или сложных приказ зов формулируется обобщенно: «По личному составу».

Текст приказа по личному составу состоит из распорядительной части, которая формулируется по пунктам. Слово ПРИКАЗЫВАЮ здесь отсутствует. Каждый пункт начинается с названия распорядительного действия (ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т.д.), оформляемого на отдельной строке прописными буквами от границы левого поля. Далее с новой строки указываются полностью фамилия, имя и отчество сотрудника, затем наименование его должности, профессии, специальности и наименование структурного подразделения, дата совершения распорядительного действия (юридического факта), его условия, мотивы или причины (в случае необходимости — со ссылкой на соответствующую статью КЗоТ). Дата, указанная в тексте соответствующего пункта, является индивидуальной датой его вступления в силу.

Текст каждого пункта приказа по личному составу должен заканчиваться указанием на основание для совершения распорядительного действия и издания приказа. Основанием являются документы (их может быть несколько), в которых фиксируется согласие сторон на заключение, изменение, расторжение трудовых правоотношений (например, заявление сотрудника с визой начальника структурного подразделения и резолюцией руководителя) либо содержится обоснование какой-то производственной необходимости (например, докладная записка руководителя структурного подразделения) или формулируются мотив и причина для совершения распорядительного действия (например, копия документов ЗАГС, представление и т.п.).

Основание оформляется после каждого пункта приказа от границы левого поля строчными буквами, после него ставится двоеточие и затем в именительном падеже указываются название вида документа (документов), дата его составления, номер, заголовок. Текст, относящийся к основанию, печатается через один интервал.

Следует помнить, что прием на работу руководителей и их заместителей, главных бухгалтеров, руководителей структурных подразделений, лиц, на которых возложена материальная ответственность, обозначается термином НАЗНАЧИТЬ на должность, прием рядовых рабочих и служащих ПРИНЯТЬ (кем?). Далее в модели указываются наименование должности, специальности или профессии (в точном соответствии со штатным расписанием), наименование структурного подразделения, дата начала трудового договора, условия оплаты труда и дополнительные условия, которые оговариваются при заключении трудового договора.

При оформлении перевода необходимо указать точное наименование новой должности, профессии, специальности, наименование нового структурного подразделения, дату перевода, условия оплаты труда. При временном переводе в тексте указывают срок, мотив или причину перевода и дают ссылку в соответствующую статью КЗоТ. При переводе на срок более одного месяца необходимо личное заявление сотрудника (для перевода на срок до одного месяца согласие сотрудника не требуется).

При предоставлении отпуска в тексте указываются его вид, даты начала и окончания, продолжительность в рабочих или календарных днях.

При оформлении командировки указывают место командирования, цель командировки, дату ее начала и продолжительность.

Факты перемены фамилии, имени и отчества, зарегистрированные органами ЗАГС, оформляются в организациях в приказе с помощью распорядительного оборота: «СЧИТАТЬ (кого?) изменившей фамилию на (какую)».

Расторжение трудового договора оформляется с использованием терминов, противоположных тем, которые были использованы для его заключения с данным конкретным работником (НАЗНАЧИТЬ — ОСВОБОДИТЬ, ПРИНЯТЬ — УВОЛИТЬ).

Право подписания приказов по личному составу может быть делегировано первым руководителем одному из его заместителей или заместителю по персоналу, однако это должно быть зафиксировано в учредительных документах, или в протоколе о распределении обязанностей, или в их должностных инструкциях.

Визы на проекте приказа оформляются также обычным порядком. Обязательной является виза кадровой службы, подготовившей проект приказа.

С подписанными приказами по личному составу сотрудники, которых приказы касаются, должны быть ознакомлены под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом оформляется так же, как и визы, и чаще всего включает фразу «С приказом ознакомлен», которая печатается от границы левого поля.

Распорядительные документы могут готовиться и издаваться на основе протоколов.

Протоколом называется документ с записью всего происходящего на заседании или собрании. В нем фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальным» органами. Как правило, протокол ведется во время заседания, однако если заседание стенографируется или записывается на фонограмму, он может составляться после их расшифровки.

Ведет протокол секретарь заседания. От его умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Проведению заседания коллегиального органа предшествует подготовительная работа, в ходе которой формулируется повестка дня, составляются списки участников заседания и приглашенных, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений по основным вопросам.

Протокол оформляется по форме общего бланка. В типовой формуляр протокола входят: наименование министерства/ ведомства (для организаций прямого подчинения); наименование организации/учреждения (с указанием организационно-правовой формы); наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);

дата заседания; номер протокола; место заседания; гриф утверждения, (когда протокол подлежит утверждению); заголовок; текст; подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. Если заседание продолжалось несколько дней, то указываются две даты — начала и окончания.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение срока его полномочий. В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание, конференция и т.д.) и название коллегиального органа в родительном падеже (например, «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива», «совещания студсовета»).

После оформления бланковой части приступают к оформлению текста.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста начинается со слова «Председатель», оно пишется через 2 интервала после заголовка от левого поля с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя данного конкретного заседания (а не председателя коллегиального органа) и его инициалы. Аналогично оформляется слово «секретарь». Эта часть текста опускается при проведении оперативных совещаний. На следующей строке перечисляются присутствующие (после двоеточия), обычно это делается в алфавитном порядке. На больших заседаниях состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается запись в самом протоколе. Затем записываются фамилии приглашенных с указанием их должности, а иногда и с названием организации. Заканчивается вводная часть повесткой дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиально органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о (об)». Если повестка дня занимает слишком много места, она может прилагаться к протоколу, о чем в тексте протокол делается соответствующая запись.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня, причем по каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ -ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова пишутся прописным буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст и облегчают его восприятие. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра, обозначающая порядковый номер вопроса в повестке дня. Если имеется текст доклада или выступления, то он не записывается в протокол, а через тире после фамилии выступившего указывается «Текст доклада (сообщения, выступления) прилагается».

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Если решение содержит несколько вопросов, то они подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, подобно распорядительным документам, должна быть конкретной и состоять из следующих частей: кому, что сделать и к какому числу

На собраниях, где принятие решений требует определенно го кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько присутствует на заседании. А при выборах должностных лиц в тексте протоколе приводятся результаты голосования по каждой кандидатур» отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседании протоколы подразделяются на полные и краткие. Кратки протокол содержит информацию о фамилии докладчика, тем доклада и фамилиях выступавших. Получить представление характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях по таком протоколу невозможно, поэтому краткий протокол, допустив лишь при наличии стенограмм или подробных приложений. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать коллективную работу, т.е. выработку решений в столкновениях мнений, дискуссиях.

В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. Не позднее, чем в десятидневный срок протокол уточняется, выверяется по стенограммам или фонозаписи, редактируется и оформляется. Подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

3. Организационные документы

Организационные документы включают уставы, положения и инструкции.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере их деятельности. Уставы должны содержать определенные положения, без которых государственная регистрация организации не допускается. Так, в уставе должны быть определены: наименование организации, ее местонахождение, предмет и цели деятельности, порядок образования имущества или формирования уставного капитала, органы управления и контроля, условия реорганизации и прекращения деятельности и др.

Положения — нормативные акты, определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы структурного подразделения, комиссии, деятельность должностных лиц и т.п. В отдельную группу можно выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Положения утверждаются в установленном порядке. И уставы, и положения являются сложными документами, их структура и содержание обычно определяются учреждениями-разработчиками.

Инструкции — правовые акты, которые издаются в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности организаций, их подразделений и служб, должностных лиц, граждан, а также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов.

Инструкция оформляется на общем бланке, утверждается специальным распорядительным актом или непосредственной подписью руководителя. При утверждении инструкции в распорядительном документе (например, приказе) устанавливается срок ее введения, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов и лиц, на которых распространяются ее требования, например «Инструкция о ведении делопроизводства …».

Текст инструкции состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Любая инструкция начинается с раздела «Общие положсния», в котором указываются цели ее издания, области применения, порядок пользования, другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой). Текст инструкции носит указывающий характер, поэтому в ней рекомендуйте четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и др. Излагается текст от третьего лип («Руководители должны анализировать…») или в безличной форме («Повторным обращениям граждан при их поступлений присваивается очередной регистрационный индекс…»).

Должностная инструкция имеет немаловажное значение деятельности организации. Она должна разрабатываться руководителем структурного подразделения или ведущим специалистом, визироваться юристом, утверждаться руководителей учреждения/организации.

Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.

В разделе «Общие положения» устанавливаются сфера деятельности конкретного работника (должности), порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, называются квалификационные требования, подчиненность работника и должностные лица, которыми он руководит, перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника в соответствии с его трудовым договором.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются видов работ, возложенных на работника, и указывается форма его участия в процессе управления, например: руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует.

В разделе «Права» определяются права, предоставляемые работнику для выполнения возложенных на него функций и должностных обязанностей по согласованию, подписанию и утверждению документов, по отношению к вышестоящему руководству, по представительству в других организациях, по отношению к другим руководителям структурных подразделений, по отношению к подчиненным подразделениям и отдельным работникам.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за несвоевременное или некачественное выполнение специалистом своих должностных обязанностей, неиспользование предоставленных ему прав, несоблюдение конфиденциальности служебной информации. Указывается также, в каких случаях работник несет материальную ответственность за причиненный ущерб, неправильную постановку учета и хранения материальных и денежных средств, документов.

В разделе «Взаимоотношения (связи) по должности» устанавливается круг функциональных служб и должностных лиц, с которыми данный конкретный работник вступает в официальные служебные взаимоотношения, обменивается информацией (могут быть указаны сроки получения и предоставления информации), определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

После ознакомления инструкцию подписывает специалист, на которого она составлена.

4. Информационно-справочные документы

В состав информационно-справочных документов входят акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы и телефонограммы.

Актом называется документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями, постоянно действующими или назначаемыми распорядительными документами (обычно приказом). В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Поводов для составления актов множество, отсюда и большое количество разновидностей актов: ликвидации (учреждений), приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.п.), приема объектов, уничтожения дел, испорченных товаров, списания, инвентаризации, аварий, несчастных случаев. Все акты составляются по единой схеме. Изучается существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также документы, регулирующие этот вопрос. Первоначально ведутся черновые записи, которые фиксируют количественные данные, отдельные факты. Затем акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Введение во всех актах формализовано, в нем указывается основание для составления акта. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименования распорядительного документа (в именительном падеже), его дата, номер и заголовок. Далее с новой строки от полей пишется слово «Составлен», опять двоеточие и перечисляются фамилии членов комиссии, начиная с председателя (или фамилии составителей акта), и далее по алфавиту с указанием должности. В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты — они могут быть оформлены либо текстом, либо таблицей в заключительной части текста делаются выводы или даются рекомендации. Но эта часть текста не обязательна, акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Сразу после текста (при необходимости) указываются количество составленных экземпляров акта и их местонахождение.

Завершают текст акта подписи всех членов комиссии, начиная с председателя. Должности перед фамилиями не указываются, только распределение обязанностей в комиссии.

Некоторые акты требуют утверждения. Выводы, сделаны составителями такого акта, становятся обязательными для исполнения.

Для отражения производственно-хозяйственной деятельности организации или подтверждения сведений о ее работника; составляются справки. Наиболее многочисленной является группа справок о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате и т.п. Это типовые ситуации, и справки печатаются на трафаретных бланках. Помимо указания наименования ведомства, учреждения, вида документа (СПРАВКА), даты и номера, в бланке часто присутствует реквизит бланка для писем — адрес и телефон выдавшей справка организации. В конце справки пишется, куда она представляется. Текст заверяется подписью и печатью.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Составляются они по запросу и представляются в указанные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемым внутри учреждения — на листе бумаги, имеют те же реквизиты, но на месте учреждения-автора указывается структурно подразделение. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приводятся данные. Справка должна объективно отражать состояние дел и ее составление требует сбора и тщательной проверки сведений, сопоставления и анализа полученных данных. Справки часто удобнее представлять в смешанной таблично-текстовой форме, к ним могут даваться приложения. Подписывают справку ее составители, которые и отвечают за предоставленные данные.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю и информирующий его об имевшем место факте или событии, о выполненной работе, о сложившейся ситуации. Докладная записка обычно содержит выводы и предложения составителя, готовится либо по инициативе автора, либо по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Текст докладной записки состоит из двух частей. В констатирующей (описательной) излагаются факты или описывается ситуация;

во второй — просьбы, предложения. Докладными записками также иногда информируют руководителя о ходе работ, такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на листе бумаги, на котором воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дата, а также адресат и подпись ее составителя.

Объяснительные записки также бывают двух видов. Первые чаще всего сопровождают основной документ (план, отчет) и поясняют содержание его отдельных положений. Они оформляются на бланке учреждения (общем).

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным и доказательным. Как и докладные записки, они оформляются на чистом листе бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Телеграмма — вид документа, оформляемый на специальных бланках, а в случае их отсутствия — на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах: первый направляется на телеграф, а второй — подшивается в дело.

В телеграмме дается точный адрес без индекса. При этом следует учитывать, что телеграмма не может адресоваться учреждению вообще, а всегда конкретному сотруднику. И адресат, и текст телеграммы печатаются ПРОПИСНЫМИ буквами через 2 пробельных удара между словами, абзацы не допускаются, переносы тоже, текст не должен начинаться и закачиваться цифрами. Излагается текст предельно сжато и состоит, как правило, из одного логического элемента — заключения; в исключительных случаях допускается краткое доказательство. Слова необходимо выбирать как можно тщательнее, они не должны допускать двоякого толкования. Пишется телеграмма особым телеграфным языком — без союзов, предлогов, знаков препинания. Если знаки препинания имеют смысловое значение, они пишутся строчными буквами, использую только согласные: «тчк, зпт, двтч». Знаки номера, плюса, минуса, процентов, деления, вопросительный и восклицательный — всегда пишутся словами.

Заканчивается телеграмма указанием ее регистрационного индекса, а ответная телеграмма начинается с указания индекс инициативного документа, на который дается ответ, без ело «номер», «Ваш», «На Ваш» (именно поэтому текст телеграмм не следует начинать и заканчивать цифрами). После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму,

После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются сведения, не подлежащие передаче: адрес учреждения-автора, должность, подпись и расшифровке подписи отправителя, дата подписи (она обычно проставляется лицом, подписывающим телеграмму). Затем телеграмма заверяется печатью.

Телефонограмма применяется, как правило, в пределах местной телефонной связи для передачи информации от имени должностного лица и содержит несложные тексты в 30—40 слоя (например, приглашение на совещание).

Телефонограмма имеет такие реквизиты: наименование организации — автора документа; адресат; название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА); дату; индекс; текст; подпись время приема и передачи телефонограммы; фамилии передающего и принимающего и их служебные телефоны.

Текст телефонограммы должен быть предельно кратким Я четко сформулированным, редко употребляемые и труднопроизносимые слова не используются, чтобы избежать их искажения. Передающий телефонограмму зачитывает, а принимающий — записывает ее текст, при этом называются все знаки препинания, имеющиеся в подлиннике. Передача и прием телефонограммы в форме разговорной речи не допускаются.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и оформляется в печатном виде. После передачи ее текста по телефону она считается исполненной и подшивается в дело.

5. Организация работы с документами

Организация работы с документами включает следующие составляющие: регистрацию документов, контроль их исполнения, систематизацию, формирование и оформление дел, подготовку и передачу дел в архив.

Регистрация документов — это фиксация факта создания и получения документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в регистрационных формах. Нормальная работа организации возможна, когда любая необходимая информация может быть быстро найдена. Ни один документ не должен остаться неисполненным, а это достигается путем учета всех документов и контроля исполнения,

Регистрация документов осуществляется специалистом, ответственным за ведение организации работы с документами. Существуют три формы регистрации: журнальная, картотечная и электронная, а также используют смешанную. Выбор формы регистрации зависит от размеров и структуры учреждения.

Документы, поступающие в организацию и отправляемые из нее, внутренние документы, регистрируются.

Принимаются документы, поступающие в организацию по почте, факсу, электронной почте, через курьеров. При получении проставляется отметка, затем документы разделяются на требующие регистрации и нерегистрируемые (последними могут быть пригласительные и рекламные письма, прайс-листы, печатные издания, почта с пометкой «лично», документы, присланные для сведения и т.п.).

В регистрационную форму могут включаться следующие сведения (реквизиты): дата получения; номер валовой нумерации — регистрационный номер; дата документа; номер документа; количество листов в документе и приложении; вид документа; краткое содержание; автор и текст резолюции; исполнители; срок исполнения; дата фактического исполнения; номер дела, в которое подшит исполненный документ.

Регистрационная форма для исходящих документов практически аналогична, но есть и отличия: указываются название подразделения, отправляющего документ; исходящий номер;

дата документа; адресат, которому посылается документ; исполнитель; контрольная дата ожидаемого ответа.

При регистрации внутренних документов в регистрационные формы заносятся: порядковый регистрационный номер внутреннего документа; вид документа (каждый вид документа нумеруется отдельно); дата документа; количество листов — документа и приложений (отдельно); ответственные исполнители; срок исполнения; ход исполнения; отметка об исполнении; номер дела, в которое подшит исполненный документ.

Зарегистрированные документы, входящие и внутренние передаются исполнителям. Передвижение документов внутри учреждения осуществляется посредством курьерской связи, которая охватывает все структурные подразделения. Поиск документа в оперативном делопроизводстве осуществляется посредством вопросной картотеки, встроенной по структурному принципу, тематическому (если она ручная), любому другому удобному для пользователя. Картотека делится на две части: неисполненные и исполненные документы. Первая часть используется для поиска информации в процессе исполнения документа, а вторая — для поиска документа по определенному вопросу.

С целью своевременного и качественного выполнения заданий руководства контролю подлежат все зарегистрированные документы. Прежде всего контроль исполнения предусматривает проверку своевременного доведения документа до исполнителя, регулирование хода исполнения документов, их учет, анализ результатов контроля исполнения.

Контрольная технология включает контроль: по существу исполнения, т.е. по существу вопроса, поставленного в документе; за сроками исполнения; за формой исполнения.

Контроль по существу вопроса осуществляет лично руководитель учреждения, или он делегирует эту часть функций руководителям структурных подразделений или другому конкретному лицу. Контроль за сроками и формой исполнения могут производить делопроизводственные службы или специальные контрольные службы.

Существуют типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.

Индивидуальные сроки исполнения определяются в документе, остальные документы контролируются по типовым срокам, установленным для определенных видов и категорий документов. Типовые сроки, как правило, ориентированы на 10 дней, более длительные сроки устанавливаются для сложных категорий документов. Срок исполнения документа исчисляется с момента его регистрации.

Контроль осуществляется как до истечения срока (предварительный), так и после его истечения (последующий). Как правило, контроль исполнения производится по контрольным экземплярам регистрационных карт — они помещаются в контрольную картотеку, систематизированную по срокам исполнения документов. В обязанности должностного лица, контролирующего исполнение документов в учреждении, входит: проверка соответствия подготавливаемых в учреждении документов документам вышестоящих органов; заполнение контрольных карточек на приказы и поручения руководства и другие контролируемые документы; оценка контрольной картотеки; извещение исполнителей о наступающих сроках исполнения; выявление и сообщение о причинах неисполнения документов в установленные сроки; подготовка аналитических материалов о ходе и причинах задержки исполнения документов. Ответственный за контроль может требовать от исполнителей информацию о ходе исполнения документов.

Документ считается исполненным и снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. При наличии карточной формы регистрации в регистрационно-контрольную карточку заносится: номер ответного документа; краткое содержание выполненного поручения; дата снятия документа с контроля; подпись лица, снявшего документ с контроля; номер дела, в которое подшивается исполненный документ.

Для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации составляется номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки работы данной конкретной организации, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности коллегиальных органов — общее собрание, профсоюзный комитет и т.п.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года. Заголовки печатных изданий не включаются в номенклатуру дел. Не допускаются неконкретные формулировки вместо заголовка дела, например «разные материалы», «общая переписка» и т.п., но в процессе формирования дел заголовки могут уточняться.

Грамотно составленный заголовок дела состоит из следующих элементов: название вида дела (переписка, журнал и т.п.)! или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название автора документов; название адресата или корреспондента документов; краткое содержание документов дела; название территории, с которой связано содержание документов; дела; начальная и конечная даты документов дела; указание на подлинность или копийность документов дела. Характер заголовка определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному, не связанному последовательным делопроизводством вопросу, употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках перечисляются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы о проведении конференции по установлению контактов с зарубежными туристическими агентствами (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу, например, «Документы к протоколам заседаний Совета университета».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается этот вид документов во множественном числе. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, то они не перечисляются, а указывается их общее видовое название: «Переписка с фирмами о поставке мебели». Если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они тоже не указываются, а пишется о чем переписка. Если большая переписка ведется с конкретным корреспондентом, то он указывается в заголовке дела.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и индивидуальные. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении индивидуальных номенклатур дел. Заголовки при этом переносятся несколько более конкретизированными с учетом специфики организации. Сроки хранения дел переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Индивидуальная номенклатура дел может быть как номенклатурой дел организации, так и ее структурного подразделения.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, в ее заголовке указывается календарный год, на который она составлена. Обновляется номенклатура ежегодно. В конце каждого года номенклатура дел составляется на следующий год, а предыдущая уточняется и, если нужно, дополняется.

Текст номенклатуры дел представляется в табличной форме. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия ее функциональных служб. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Таблица номенклатуры дел состоит из пяти граф. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из принятого в организации цифрового обозначения функциональной службы (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах функциональной службы (или организации в целом). В графу 2 включаются заголовки дел, которые располагаются по степени важности, по алфавиту корреспондентов или географических названий. Графа 3 номенклатуры дел (количество дел, томов, частей) заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей со ссылкой на перечень или примерную номенклатуру дел. В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, об уточнении сроков хранения дел.

По окончании каждого календарного года службой документационного обеспечения организации составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) — всего, затем отдельно — постоянного и временного хранения. Эти сведения сообщаются в архив.

В результате деятельности в любой организации накапливается большое количество документов. Даже после того, как информация из документов была использована, она может еще не один раз понадобиться. Чтобы легко можно было подобрать нужные документы, после исполнения их нужно сгруппировать в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дела начинается с начала года, и на каждый указанный в номенклатуре дел заголовок заранее заводится папка. Если используются папки, рассчитанные на 400—500 листов, рекомендуется применять разделители с указанием года. Оформляется обложка каждого заводимого дела — вначале указывается название учреждения, затем — структурного подразделения; в середине обложки от левого поля указывается индекс дела по номенклатуре и полностью переносится заголовок дела из номенклатуры. Желательно, чтобы индексы дел оставались стабильными, т.е. из года в год соответствовали одним и тем же заголовкам. Внизу обложки дела указывается срок хранения.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила. В дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела и которые правильно оформлены — имеют индекс, дату, подписи, отметку «в дело», т.е. являются исполненными. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещаются в одном деле, приложения группируются вместе с основными документами (если приложения имеют большой объем, то из них формируется отдельное дело). Документы одного календарного года, за исключением переходящих, личных, арбитражных, судебных и т.п. дел, группируются в отдельное дело. Следует раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения. Не помещаются в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; подлинники группируются отдельно от копий (за исключением переписки); документы с грифом ограничения доступа группируются отдельно от документов без этого реквизита; утвержденные документы группируются отдельно от их проектов. Одно дело не должно превышать 250 листов, а его толщина — 4 см, и если дело получается толще, то начинают формировать следующий том (часть), имеющий те же индексы и заголовки.

Документы внутри дела можно располагать по вопросному, хронологическому, а также алфавитному, нумерационному принципам. Эти принципы часто комбинируются.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела соответствующих сотрудников. Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные от личных дел и располагаются в них по алфавиту. Переписка систематизируется в вопросно-логической и хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обращения граждан формируются отдельно от прочей переписки.

Правильная группировка документов в дела и рациональная систематизация документов внутри дел облегчит и ускорит поиск необходимой информации.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов, их отбору и подготовке для хранения должна проводить экспертная комиссия — совещательный орган, назначаемый приказом руководителя учреждения. В состав комиссии обязательно включается специалист, ответственный за организацию работы с документами и заведующий архивом. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел организации с обязательным полистным просмотром всех дел, при этом подлежат изъятию все документы с временными сроками хранения, черновики, дубликаты. По результатам работы экспертной комиссии составляются описи дел постоянного и временного хранения и акты о выделении дел к уничтожению. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный в них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен акт, например, дела со сроком хранения 3 года, законченные в 1989 г., могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 1994 г. Дела, предназначенные для уничтожения, могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период будут должным образом утверждены, а дела переданы в архив. И акты и описи согласовываются с архивом.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания календарного года подлежат оформлению и описанию. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения: дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, а дела временного хранения — частичному. Полное оформление предусматривает подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела (черным карандашом в верхнем правом углу на свободном месте арабскими цифрами); составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи (для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации); внесение уточнений в обложку дела — уточнение заголовка, даты заведения и окончания дела, названия структурного подразделения. Дела временного хранения должны подлежать частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять и не проводить пересистематизацию в деле.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов в табличной форме и состоит из следующих граф: номер по порядку; индекс документа; дата документа; заголовок документа; номера листов дела и примечания. Внутренняя опись документов дела может состоять из нескольких листов — в этом случае они нумеруются римскими цифрами. Помещается внутренняя опись документов в начале дела, под обложкой. Заверительная надпись делается на отдельном листе формата А4 (а не на обороте последнего листа) и помещается в конце дела»! Кроме количества листов в деле, она может в случае необходимости фиксировать особенности физического состояния дела.

С целью систематизации и закрепления за каждым делом индивидуального номера внутри фонда, а также для учета дел составляется опись дел. Для делопроизводственных служб опись является сдаточным документом, а для архива — одновременно учетным документом и справочником по содержанию документов. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Одновременно должны составляться три разные описи: на дела постоянного, временного хранения и на личные дела. Все описи ведутся с единой валовой нумерацией в течение ряда лет и заканчиваются по согласованию с архивом. До передачи в госархив опись не сшивают, а хранят в папках.

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

1. ГОСТ 6.38-90. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1990.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.,1991.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., 1995.

4. Межотраслевые укрупненные нормативы времени по документационному обеспечению управления. — М., 1995.

5. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. Практические рекомендации. — М., 1996.

6 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. — М., 1996.

7. Андреева В.И. Образцы документов делопроизводства. 8 Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Этическое пособие с образцами документов (на основе ГОСТов РФ).—М., 1996.

9. Образцы документов по делопроизводству. Руководство к составлению. — М., 1997.

10. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — М.: 1997.

11. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. — М.,1997.

кредитный кооператив в Волгограде